Sygnaliści

§1. Wprowadzenie

WS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, działając zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (implementującą Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937), ustanawia niniejszą procedurę zgłaszania naruszeń prawa.

§2. Zakres zastosowania

2.1. Kto może być sygnalistą?

Procedura obejmuje zgłoszenia od:

• Pracowników (obecnych i byłych)
• Kandydatów do pracy
• Osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych
• Przedsiębiorców współpracujących z firmą
• Podwykonawców i ich pracowników
• Stażystów i praktykantów
• Wolontariuszy
• Członków organów spółki
• Akcjonariuszy/wspólników

2.2. Jakie naruszenia można zgłaszać?

Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w obszarach:

1. Zamówienia publiczne
2. Usługi, produkty i rynki finansowe
3. Zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
4. Bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami
5. Bezpieczeństwo transportu
6. Ochrona środowiska
7. Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
8. Bezpieczeństwo żywności i pasz
9. Zdrowie i dobrostan zwierząt
10. Zdrowie publiczne
11. Ochrona konsumentów
12. Ochrona prywatności i danych osobowych
13. Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
14. Interesy finansowe UE
15. Rynek wewnętrzny UE (naruszenia konkurencji, pomocy państwa)
16. Naruszenia przepisów prawa pracy
17. Naruszenia przepisów BHP

§3. Kanały zgłoszeń

3.1. Zgłoszenie wewnętrzne

3.2. Zgłoszenie zewnętrzne

Sygnalista może również dokonać zgłoszenia zewnętrznego do:

• Rzecznik Praw Obywatelskich – organ centralny ds. zgłoszeń zewnętrznych
• Właściwe organy publiczne – w zależności od rodzaju naruszenia (np. PIP, UODO, UOKiK)

3.3. Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne (np. mediom) jest chronione, gdy:

• Wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego bez podjęcia działań
• Istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego
• W przypadku zgłoszenia zewnętrznego istnieje ryzyko działań odwetowych

§4. Procedura przyjmowania zgłoszeń

4.1. Wymogi formalne zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać:

• Opis naruszenia prawa
• Datę i miejsce zdarzenia (jeśli znane)
• Dane osób, których dotyczy zgłoszenie (jeśli znane)
• Dostępne dowody
• Dane kontaktowe sygnalisty (opcjonalnie – zgłoszenia anonimowe są przyjmowane)

4.2. Potwierdzenie przyjęcia

• Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wysyłamy w terminie 7 dni od jego otrzymania
• Zgłoszenia anonimowe są rejestrowane, ale bez możliwości przekazania potwierdzenia

4.3. Rozpatrzenie zgłoszenia

4.4. Działania następcze

Po otrzymaniu zgłoszenia podejmujemy:

• Weryfikację informacji zawartych w zgłoszeniu
• Zbieranie dodatkowych dowodów
• Rozmowy wyjaśniające
• W uzasadnionych przypadkach – zawiadomienie organów ścigania
• Wdrożenie działań naprawczych

§5. Ochrona sygnalisty

5.1. Zakaz działań odwetowych

Wobec sygnalisty zabrania się podejmowania działań odwetowych, w szczególności:

❌ Wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy
❌ Obniżenia wynagrodzenia
❌ Wstrzymania awansu
❌ Zmiany miejsca lub czasu pracy
❌ Negatywnej oceny pracy
❌ Nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego
❌ Przymusu, zastraszania lub wykluczenia
❌ Dyskryminacji
❌ Nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy
❌ Szkodzenia reputacji
❌ Skierowania na badania lekarskie/psychiatryczne

5.2. Ochrona osób powiązanych

Ochrona obejmuje również:

• Osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia
• Osoby powiązane z sygnalistą (np. współpracownicy, rodzina)
• Podmioty prawne powiązane z sygnalistą

5.3. Środki ochrony prawnej

W przypadku działań odwetowych sygnalista może:

• Dochodzić odszkodowania
• Żądać przywrócenia do pracy
• Złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa

§6. Poufność

6.1. Ochrona tożsamości

• Tożsamość sygnalisty jest chroniona i nie może być ujawniona bez jego zgody
• Dostęp do danych sygnalisty mają wyłącznie osoby upoważnione
• Dane są przetwarzane zgodnie z RODO

6.2. Przechowywanie danych

6.3. Zgłoszenia anonimowe

• Przyjmujemy i rozpatrujemy zgłoszenia anonimowe
• W przypadku zgłoszeń anonimowych nie możemy przekazać informacji zwrotnej
• Zachęcamy do pozostawienia bezpiecznego kanału kontaktu

§7. Osoba odpowiedzialna

Osoba odpowiedzialna:

• Jest niezależna w wykonywaniu obowiązków
• Posiada odpowiednie kompetencje
• Ma zapewnione zasoby do wykonywania zadań
• Nie pozostaje w konflikcie interesów

§8. Odpowiedzialność za naruszenia

8.1. Odpowiedzialność karna

Przepisy przewidują odpowiedzialność karną za:

• Utrudnianie dokonywania zgłoszeń
• Podejmowanie działań odwetowych
• Naruszenie obowiązku zachowania poufności
• Dokonywanie zgłoszeń w złej wierze

8.2. Zgłoszenia w złej wierze

Ochrona nie przysługuje osobom, które:

• Świadomie zgłaszają nieprawdziwe informacje
• Działają w celu wyrządzenia szkody

§9. Przetwarzanie danych osobowych

9.1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniami jest WS Sp. z o.o.

9.2. Cele przetwarzania

Dane przetwarzane są w celu:

• Przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
• Prowadzenia postępowań wyjaśniających
• Realizacji obowiązków prawnych

9.3. Podstawa prawna

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
• Ustawa o ochronie sygnalistów

9.4. Prawa osób

Szczegółowe informacje o prawach w zakresie ochrony danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności.

§10. Szkolenia i informowanie

1. Pracownicy są informowani o procedurze zgłaszania naruszeń
2. Procedura jest dostępna na stronie internetowej i w siedzibie firmy
3. Prowadzone są szkolenia dla osób obsługujących zgłoszenia

§11. Postanowienia końcowe

1. Procedura wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.
2. Procedura jest regularnie przeglądana i aktualizowana
3. Wszelkie zmiany są publikowane na stronie internetowej

Ostatnia aktualizacja: Styczeń 2026